adEl vocablo Admnistración proviene del latín ad–ministrare, que significa “estar bajo el mando del otro, prestar un servicio”. Es el conjunto de funciones cuya finalidad es administrar. Es considerada la técnica que busca obtener resultados de máxima eficiencia, por medio de la coordinación de las personas, cosas y sistemas que forman una organización o entidad, también tiene como objetivo el estudio de las técnicas utilizadas en la planificación, en la integración, control de los recursos y la unificación de una organización con la finalidad de obtener de ello diversos beneficios, ya sea de índole social o económico, este último va a depender de los fines que dicha organización tenga por objetivo.
Historia de la Administración
La administración es un proceso mediante el cual se coordinan los recursos de un grupo social para lograr la máxima eficiencia, calidad y productividad en el logro de sus objetivos.
Se puede decir entonces que la administración es el proceso que planifica, organiza, controla y dirige las actividades y los recursos de trabajo, con la finalidad de que los objetivos planteados por una organización determinada sean cumplidos de manera exitosa.
Desde su aparición en la tierra el hombre se ha mantenido en una constante lucha por subsistir, tratando de lograr que sus actividades sean lo más productiva posible, para ésto, hasta cierto grado ha utilizado la administración.
En tiempos primitivos, el hombre sintió la necesidad de trabajar en grupo y surgió la administración como una asociación de esfuerzos para lograr un objetivo específico que requiere la participación de varias personas. El crecimiento demográfico obligó a la humanidad a coordinar mejor sus esfuerzos en grupos sociales y, en consecuencia, a mejorar la aplicación de la administración.
Con la aparición del Estado, que marca el inicio de la civilización, surgieron la ciencia, la literatura, la religión, la organización política, la escritura y el urbanismo. En Mesopotamia y Egipto (estados representativos de la era agrícola), la sociedad estaba dividida en clases sociales. El control del trabajo colectivo y el pago de impuestos en especie, fueron las bases sobre las cuales estas civilizaciones se apoyaron, lo que obviamente exigió una mayor complejidad en la administración. En la antigüedad grecorromana, surgió la esclavitud, durante la cual la administración fue guiada hacia la supervisión estricta del trabajo mediante el castigo físico.
El siglo XX está marcado por un gran desarrollo en lo que se refiere a lo tecnológico e industrial, esto trae como consecuencia la consolidación de la administración. A principios de este siglo surge Frederick Winslow Taylor como el gran iniciador de la administración científica, debido a lo importante e indispensable que es esta disciplina para lograr la mayor competitividad y éxito en las organizaciones, un gran número de autores se han dedicado a su estudio y desarrollo.
Características de la Administración
Debido a sus características, es posible diferenciar la adminisgtración de otras discilinas, entre estas características se pueden mencionar:
Universalidad
Ya que existen en cualquier grupo social; representa un valor instrumental, dado que su propósito es eminentemente práctico, por lo tanto, la administración resulta ser un medio para lograr un fin. De igual manera, es universal porque puede ser aplicada en cualquier tipo de organización social, así como en los sistemas políticos.
Especificidad
Es decir, no se puede confundir con otras disciplinas relacionadas.
Flexibilidad
Se considera flexible, porque los principios administrativos se adaptan a las necesidades específicas de cada grupo social donde se aplican.
Unidad Jerárquica
En todas las organizaciones existen individuos con jerarquías de jefes y éstos forman parte de todas la modalidades y grados de administración. Las empresas se encuentran conformadas por un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último asistente.
Valor Instrumental
La administración es un instrumento utilizado por los organismos sociales, privados o públicos, para alcanzar un fin u objetivos trazados de una manera eficiente.
Interdisciplinariedad
La administración utiliza los procesos, principios y métodos de otras ciencias que se relacionan con la eficiencia en el trabajo, como por ejemplo: el derecho, la estadística, las matemáticas, la economía y psicología entre otras.
Amplitud de ejercicios
La administración se aplica a todos los niveles de las organizaciones formales, es decir, a presidentes, gerentes, supervisores y hasta a las amas de casa, etc.
La administración se da dondequiera que existe un organismo social; el éxito de éste dependerá de su buena administración. Para las grandes empresas la administración técnica o científica es indiscutible y esencial, su utilización adecuadamente hará que exista elevación de la productividad, el cual es un factor importante y preocupante en el campo económico-social de hoy en día.
Un administrador de empresas es la persona que se encarga de controlar, ejecutar, analizar, manejar, vincular, liderar, planificar y tomar las decisiones, además de otras funciones dentro de una empresa u organización. Cuando se hace referencia de los departamentos en la que un administrador de negocios puede trabajar, se deben mencionar las áreas relacionadas con la economía, como finanzas, gastos de administración industrial, contabilidad o tesorería, áreas relacionadas con la actividad comercial, como marketing y ventas, y también otros, como recursos humanos, logísticos o de producción.
Importancia de la Administración
La administración es importante porque con el uso de sus métodos de gestión a través de sus principios y técnicas, muchas empresas logran su propósito económico y / u otras organizaciones logran sus objetivos.
Ésta adquiere gran importancia porque constituye un proceso necesario para estos esfuerzos colectivos, ya sean públicos, privados, civiles o militares, grandes o pequeños. Sin embargo, en cada caso el proceso científico puede variar en metodologías, finalidades y de acuerdo a las circunstancias que surjan. De esta manera, dependiendo de las diferentes situaciones cambiantes, es donde los principios administrativos tienen su prueba científica y su universalidad.
Por estas razones, la administración es uno de los medios más importantes disponibles para los seres humanos, que les permite satisfacer sus múltiples necesidades, dadas las dinámicas y características del tiempo y los requerimientos de trabajo que distinguen a la humanidad.
Fundamentos de la administración
Algunos autores definen la administración como un proceso en el cual se planea, organiza, ejecuta y controla los recursos necesarios para lograr las metas y objetivos planteados en una organización.
Por esta razón, los principales fundamentos de la administración son:
Planificar
Es el procedimiento mediante el cual se toman las decisiones para lograr las metas trazadas para el futuro de la organización, se debe tener en cuenta la situación para ese momento y los factores internos y externos, que pueden intervenir en el logro de las metas u objetivos.
Organizar
Se refiere a establecer la estructura de una organización, determinando las funciones que cada individuo debe desempeñar. Al organizar se debe garantizar la asignación de las tareas necesarias para el cumplimiento de los objetivos a las personas mejor capacitadas para dichas labores. Es decir, integrar y coordinar los recursos financieros, materiales y humanos fundamentales para el cumplimiento máximo de un objetivo.
Ejecutar
En la administración, ejecutar es la acción de llevar a cabo las actividades resultantes de la planificación y organización, y para ello es necesario tomar medidas para alentar a los miembros encargados de realizar las actividades, entre ellos tenemos: incentivar, instruir, ayudar a los integrantes del equipo, entre otros.
Controlar
Se refiere a la función administrativa a través de la cual se evalúa el desempeño, que incluye todas las actividades que se llevan a cabo para garantizar que las operaciones reales, coincidan con las operaciones planificadas y se puedan considerar como una de las más importantes para un trabajo directivo óptimo.
Principios de la administración
El técnico en ingeniería y teórico en administración, materia gerencial y empresarial Henry Fayol, en su búsqueda por lograr un enfoque universal, global y sistemático en las empresas, diseñó catorce principios de la administración, que al ser aplicados en las organizaciones o instituciones, las conduciría a un alto grado de eficiencia en su cometido.
Los principios de las administración son los siguientes:
División de trabajo
En las organización las responsabilidades y funciones debe ser repartidas y específicas para cada sector, división o departamento. La separación de las labores a cada empleado o miembro del grupo de trabajo, garantiza el aprovechamiento de la energía en las tareas y la eficacia en el resultado final del trabajo.
Autoridad
En las empresas u organizaciones debe existir una cadena de mando, por esta razón es necesario la presencia de la autoridad, quien tendrá la responsabilidad y el derecho de dar las órdenes.
Disciplina
La cadena de mando debe ser respetada por todos los integrantes de una organización, por ésto, todas las órdenes emanadas por las figuras de mayor autoridad deben ser acatadas y respetadas.
Unidad de comando
Los integrantes de una empresa u organización deben tener un supervisor o jefe inmediato, éste será quien dé las órdenes de manera directa.
Unidad de dirección
La administración de la organización como tal, debe responder a un plan de acción único, tomado por el administrador a cargo, y debe moverse como un todo en la misma dirección, sin contradicciones, desviaciones ni desorientación. Si todos los miembros persiguen el mismo objetivo general, se moverán de manera más rápida y eficiente en la misma. Esto se conoce como la unidad de dirección. Por ejemplo, todas las actividades de marketing, como la publicidad, la promoción de ventas, la política de precios, etc., deben ser administradas por un solo gerente. Solo se debe utilizar un plan para todas las actividades de marketing.
El interés General debe ser superior al individual
Éste principio es el más importante en lo que se refiere a formación de una unidad organizacional, sea cual sea su naturaleza, ya que todos sus integrantes deben anteponer los intereses de las empresas u organizaciones antes que los propios, de esta manera se evitaría consecuencias como la corrupción y su colapso total.
Remuneración
Se refiere al derecho que tienen todos los individuos a recibir una justa retribución por su esfuerzo y trabajo, contribuyendo con el desarrollo y logro de los objetivos plateados en una organización. La remuneración debe ser de acuerdo a, el cargo que se ejerce y las actividades que se desempeñan, al igual que, se debe tomar en cuenta la experiencia, tiempo en la empresa y los conocimientos de dicho empleado.
Centralización
Se refiere al grado en que los subordinados pueden participar en la toma de decisiones. La centralización permite que la cadena de mando opere de una manera eficaz y sin burocracias, por lo tanto, se debe realizar de una manera óptima y adecuadas a las necesidades de la organización en cada situación que se presente.
Jerarquía
La jerarquía es una línea de autoridad o cadena de mando. Además de eso, une a todos los miembros (gerentes y empleados) de arriba a abajo. Cada miembro debe saber quién es su superior, al igual, se debe tener claro quién es su subordinado. La jerarquía es fundamental para mantener una buena comunicación y no debe romperse.
Ordenamiento
Este principio se refiere a que cada cosa y persona deben estar en el lugar que le corresponde. En el caso de las personas recibe el nombre de orden social y para las cosas se llama orden material. En las empresas u organizaciones todo debe estar en un lugar adecuado y disponible para el momento que sea necesario.
Equidad
Ésta es una mezcla de igualdad, justicia y bondad. Los gerentes deben utilizar este principio en el trato hacia sus empleados o subordinados.
Estabilidad del personal
Los empleados para ser eficientes necesitan de tiempo, por esta razón, se les debe dar el tiempo para lograrlo. Cuando un empleado llega a ser eficaz en sus labores debe ser permanente y tener una seguridad laboral.
Iniciativa
En la administración se fomenta la iniciativa a los empleados de realizar sus propios planes y ponerlos en práctica, para el beneficio de la empresa. Esto origina satisfacción a los trabajadores y éxitos para la organización.
Espíritu de cuerpo
Para tener un buen ambiente de trabajo, la conciencia del equipo debe ser cultivada y todos sus miembros deben ser considerados indispensables. El trabajo coordinado y entre ambas partes, siempre es más motivador que autoritario.
Tipos de administración (principales)
A continuación se presentan los principales tipos de administración:
Administración pública
Se denomina de esta manera al sistema que se caracteriza por presentar límites imprecisos y que comprende al conjunto de organizaciones públicas que llevan a cabo la función de tipo administrativa y también de gestión de estado, así como también de entes públicos cuya personalidad es de tipo jurídica, pudiendo ser en el ámbito local o regional.
De acuerdo a su función la administración pública es la encargada de servir como puente directo entre la ciudadanía y el poder político, permitiendo satisfacer los intereses del colectivo de manera rápida. Tal y como lo indica su nombre al ser de tipo pública, tiene como función también atender todas las demandas que los ciudadanos puedan realizar y tratar de satisfacerlas.
Esta rama de la Administración engloba además, una serie de áreas del sector público que tienen como objetivo gestionar y ejecutar recursos de diversos tipos, Como por ejemplo financieros, humanos, así como también actividades socioeconómicas y también de Obras Públicas. Puede también realizar presupuesto y programas que cumplan con los objetivos del estado.
La Ley Orgánica de Administración Pública Federal de México establece:
Artículo 1. La presente Ley establece las bases de organización de la Administración Pública Federal, centralizada y paraestatal. La Presidencia de la República, las Secretarías de Estado, los Departamentos Administrativos y la Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal, integran la Administración Pública Centralizada. Los organismos descentralizados, las empresas de participación estatal, las instituciones nacionales de crédito, las organizaciones auxiliares nacionales de crédito, las instituciones nacionales de seguros y de fianzas y los fideicomisos, componen la administración pública paraestatal.
Artículo 2. En el cumplimiento de sus atribuciones y para el despacho de los negocios del orden administrativo encomendados al Poder Ejecutivo de la Unión, habrá las siguientes dependencias de la Administración Pública Centralizada:
- Secretarías de Estado.
- Departamentos Administrativos.
- Consejería Jurídica.
Artículo 3. El Poder Ejecutivo de la Unión se apoyará en los términos de las disposiciones legales correspondientes, de las siguientes entidades de la administración pública paraestatal: Organismos descentralizados;Empresas de participación estatal, instituciones nacionales de crédito, organizaciones auxiliares nacionales de crédito e instituciones nacionales de seguros y de fianzas, y Fideicomisos.
Artículo 4. La función de consejero jurídico, prevista en el Apartado A del artículo 102 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, estará a cargo de la Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal. Al frente de la Consejería Jurídica habrá un Consejero que dependerá directamente del Presidente de la República, y será nombrado y removido libremente por éste.
Para ser Consejero Jurídico deben cumplirse los mismos requisitos que para ser Procurador General de la República.
A la Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal le serán aplicables las disposiciones sobre presupuesto, contabilidad y gasto público federal, así como las demás que rigen a las dependencias del Ejecutivo Federal. En el reglamento interior de la Consejería se determinarán las atribuciones de las unidades administrativas, así como la forma de cubrir las ausencias y delegar facultades.
Artículo 5. (Se deroga).
Artículo 6. Para los efectos del Artículo 29 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, el Presidente de la República acordará con todos los Secretarios de Estado, los Jefes de los Departamentos Administrativos y el Procurador General de la República.
Artículo 7. El Presidente de la República podrá llamar a reuniones de Secretarios de Estado, Jefes de Departamentos Administrativos y demás funcionarios competentes, cuando se trate de definir o evaluar la política del Gobierno Federal en materias que sean de la competencia concurrente de varias dependencias, o entidades de la Administración Pública Federal. Estas asambleas serán presididas por el Titular del Ejecutivo Federal y el Secretariado Técnico de las mismas estará adscrito a la Presidencia de la República.
Artículo 8. El Presidente de los Estados Unidos Mexicanos contará con las unidades de asesoría, de apoyo técnico y de coordinación que el propio Ejecutivo determine, de acuerdo con el presupuesto asignado a la Presidencia de la República.
Artículo 9. Las oficinas y entidades de la Administración Pública Centralizada y Paraestatal conducirán sus actividades en forma programada, con base en las políticas que para el logro de los objetivos y prioridades de la planeación nacional del desarrollo, establezca el Ejecutivo Federal
Administración privada
Ésta se destaca en lo que es el desarrollo socioeconómico de una nación por lo tanto se puede decir qué es la rama de la administración encargada de desarrollar a través de utilidades que se dan por parte de particulares, el incremento de la producción de bienes y servicios, obteniendo como resultado un beneficio para el organismo en el que ejerce su labor.
Corporación cerrada o una empresa privada son organismos dedicados casi de manera exclusiva a los negocios y por lo general los dueños suelen ser organizacionales y no gubernamentales, esto quiere decir que se encuentra conformada por un número definido de socios o dueños que no ejercen la actividad económica de manera pública; en cuanto a las acciones de la bolsa se refiere.
Las empresas particulares representan al sector privado dentro de una economía, específicamente estás funcionan como una de las bases fundamentales dentro de lo que son los sistemas económicos, es por ello que necesitan de una administración de alta calidad para que puedan surgir y desarrollar su producto o servicio.
En las organizaciones, la dirección en administración es la responsable de una gran cantidad de actividades, que generalmente se encuentran relacionadas con los tratos y negocios que llevan a cabo dichas compañías. Como por ejemplo, tratar con la documentación de mayor importancia de dicha empresa, así como también de llevar a cabo actividades de organización, en donde prevalece una línea de acción que se ha establecido de forma previa.
La administración privada cuenta con diversas ventajas, una de ellas es que no presenta la regulación por parte de los entes gubernamentales o demás organizaciones relacionadas con el gobierno, con las excepciones de ciertas violaciones que se realizan a la ley, o en casos en los que se deba seguir con algunos procedimientos de acuerdo a ciertos asuntos. Además de ello, ésta tiene un carácter igualitario, ya que todos aquellos que la involucran cuentan con los mismos deberes y derechos. Finalmente es muy factible que estos tengan un objetivo en común y es que generalmente buscan obtener retribuciones económicas.
Otro tipo de empresa privada son las Pymes (pequeñas y medianas empresas) en México éstas son catalogadas como la columna vertebral de la economía de dicho país. De acuerdo a los datos obtenidos en últimos años, las Pymes generan un gran impacto en la creación de empleos y en la producción nacional. Algunas de las ventajas de este tipo de administración son:
- Tienen una gran importancia en el desarrollo del país.
- Debido a que poseen una gran movilidad, tienen grandes posibilidades de ampliar o reducir el tamaño de sus plantas.
- Tienen posibilidades de convertirse en grandes empresas.
- Generan muchos empleos.
- Contribuyen en el desarrollo regional o local.
Administración mixta
Denominada de esta forma a la actividad que realizan aquellos organismos que se encuentran bajo las órdenes tanto del sector privado, como del poder público y a dichos entes corresponden las instituciones en las que el estado participa. Descentralizadas en su defecto autónomas por el ámbito que ocupan, este tipo de administración puede ser tanto de carácter nacional, e institucional, y de acuerdo a la estructura del organismo al que sirve, ésta puede ser de tipo semioficial, autónoma, de participación, entre otros.
Entre las principales características que la distinguen resalta la convivencia dentro de la sociedad privada, el interés privado con el interés público, cosa que no es tarea fácil y que por lo general es la fuente de diversos problemas. De acuerdo a su función, la administración pública hace posible el contacto entre el poder político y la ciudadanía, tratando siempre de satisfacer los intereses de la colectividad de manera rápida y efectiva, contraste con los poderes legislativos y judiciales que lo hacen de manera más lenta.
Otros tipos de Administración
Administración de proyectos
Es el método que se utiliza para planificar y organizar el trabajo, persiguiendo objetivos esenciales en una empresa y en un tiempo determinado. En este tipo de administración se ponen en práctica los conocimientos, las herramientas y las técnicas necesarias para lograr los proyectos de una manera efectiva y eficaz.
Los principales objetivos de la administración de proyectos son:
- Aumento en la productividad.
- Control de gastos.
- Eficacia en los resultados dirigidos a las demandas del cliente.
- Gestión de costos y gastos.
Hay muchas más ventajas al trabajar a través de la gestión de proyectos. Desde adaptar de forma ágil el trabajo al mercado actual, de la manera más versátil en que se encuentra, hasta aumentar la calidad del producto y aprovechar las lecciones aprendidas en cada proyecto.
Administración del tiempo
Es la forma, habilidad o capacidad para hacer que el uso de este recurso sirva al beneficio propio y al entorno social. Considerado como la administración de sí mismo, el ejercicio del orden y la adecuada planificación de tareas y actividades, de acuerdo con las metas y objetivos.
En general, una buena administración del tiempo debe estar sujeta a una buena coordinación del personal de la empresa. Es necesario aprovechar las cualidades individuales de los empleados, asegurarse de que las tareas no se repitan y que haya una buena comunicación entre los diferentes departamentos dentro de la empresa.
Administración estratégica
Es un proceso compuesto por el conjunto de compromisos, decisiones y acciones requeridas por una empresa para lograr la competitividad estratégica y obtener un rendimiento superior al promedio.
En este proceso, el primer paso de la empresa es analizar su entorno externo e interno para determinar cuáles son sus recursos, capacidades y competencias básicas, es decir, las fuentes de los insumos estratégicos. Con esta información define su visión y misión y formula su estrategia. Para implementarla misma, la empresa toma medidas para lograr la competitividad estratégica y obtener rendimientos superiores a la media.
Administración gubernamental
Es la que se encarga de administrar el gobierno en turno, tiene como objetivo ofrecer un servicio público que es bastante necesario por los ciudadanos. En otras palabras, esta es la acción que el gobierno ejerce al dictar y aplicar las distorsiones que se requieren para poder cumplir con las leyes y al mismo tiempo, para la conservación y el fomento de los intereses de la colectividad, así como también de resolver los reclamos que el mandato pueda generar. Ésta abarca además al grupo de organismos que se encargan de cumplir con las funciones antes descritas.
Ésta es por ende, la administración que se realiza en aquellas empresas, posiciones y organizaciones que contribuyen con los objetivos del estado, a pesar de esto, no se incluyen dentro de lo que es la administración pública.
La administración gubernamental a su vez se puede dividir en lo que es la administración pública paraestatal, la cual se refiere a empresas que se crean por decreto con el objetivo de resolver problemas del estado y que otros organismos no pueden resolver, este tipo de empresas se destacan porque tienen un patrimonio propio, las funciones que ejerce son de interés público, además de tener una personalidad jurídica que difiere a la del estado.
En segundo lugar, está la administración pública municipal, esta administración se lleva a cabo en una entidad social y política que representa a una porción de la organización social, administrativa y territorial de un estado, es a partir de ella que se llevan a cabo los programas de desarrollo social, económico y cultural, en los que el pueblo puede trabajar en conjunto y de forma organizada, con el objetivo de mantener el buen estado del municipio.
Debido al crecimiento y desarrollo económico y comercial de México, las carreras asociadas con esta rama han ampliado un gran abanico de posibilidades para los egresados de las diferentes escuelas de la administración o facultad de contaduría y administración. Las oportunidades de crecimiento profesional, así como los salarios de estos profesionales se han convertido en los principales atractivos para estudiar esta carrera.
